Sin el asistente administrativo adecuado, incluso el equipo con más talento podría encontrarse con exceso de trabajo y desorganizado. Nunca se insistirá lo suficiente en el valor de un auxiliar administrativo, ya sea para garantizar la disponibilidad de material de oficina o para gestionar el calendario. Por eso es fundamental encontrar la persona adecuada para su empresa.
Tanto si buscas una descripción de puesto de asistente administrativo de nivel básico como una descripción de puesto de asistente administrativo ejecutivo, la clave está en asegurarte de que la descripción que utilices refleje tu empresa y sus valores, y que además esté optimizada para llegar al público adecuado.
Sabemos que puede ser difícil empezar, por lo que hemos proporcionado la siguiente plantilla gratuita de descripción del puesto de auxiliar administrativo con consejos para ayudarle a calibrarla para su empresa. Sólo tiene que utilizar el formato general de este modelo de descripción de puesto y añadir requisitos específicos, cualificaciones y detalles únicos sobre su lugar de trabajo.
Copiar texto de plantilla de descripción de funciones
Asistente administrativo
[Párrafo introductorio]
Este primer párrafo debe ser un breve resumen de marketing de 2-3 frases sobre su empresa. Deberá informar a los solicitantes de empleo sobre su empresa, su cultura, su entorno de trabajo y el tipo de temperamento y habilidades que requiere su equipo. Este párrafo puede hacer que tu empresa destaque entre otras que también buscan contratar a un auxiliar administrativo.
Asistente administrativo Responsabilidades del puesto:
- Prestar apoyo administrativo para que la oficina funcione eficazmente.
- Contesta al teléfono, organiza reuniones y atiende a los visitantes.
- Realizar tareas administrativas como archivar, mecanografiar, fotocopiar, encuadernar y escanear.
- Programar y asignar proyectos administrativos y agilizar los productos de trabajo para completar los requisitos empresariales.
- Organizar los viajes de los altos cargos, incluidas las reservas de avión, coche, hotel y restaurante.
- Comunicarse con cortesía y profesionalidad por teléfono, correo electrónico y correo postal.
- Apoyar al equipo realizando tareas relacionadas con la organización y una comunicación sólida.
- Desarrollar al personal directivo proporcionándole información, oportunidades educativas y oportunidades de crecimiento a través de la experiencia.
- Garantizar el funcionamiento de los equipos cumplimentando solicitudes de mantenimiento preventivo, solicitudes de reparación, manteniendo el inventario de equipos y evaluando nuevos equipos y tecnologías.
- Proporcionar información respondiendo a preguntas y solicitudes.
- Mantener las existencias de suministros comprobando los niveles de existencias, previendo los suministros necesarios, realizando pedidos de suministros y respondiendo con prontitud.
- Contribuir al trabajo en equipo completando los resultados pertinentes según se requiera.
[Horario de trabajo y beneficios]
Querrás poner el horario de trabajo y los beneficios aquí, en medio de la descripción de tu puesto. Esta sección es muy específica de tu empresa y puede mantener el interés de tus futuros administradores. Aquí querrás describir cualquier requisito inusual para el puesto como requisitos de viaje y días y horas de trabajo. Asegúrate de incluir otras ventajas del puesto, como prestaciones por desplazamiento, cuentas de gastos o reembolsos por formación continua. A medida que elabore la descripción del puesto de asistente administrativo y la escala salarial para el puesto vacante, puede considerar la posibilidad de añadir información sobre la retribución a la descripción del puesto. Una mayor transparencia en este aspecto puede motivar a los candidatos a dedicar el tiempo necesario a solicitar un puesto, especialmente si el salario es competitivo.
Asistente administrativo Habilidades y cualificaciones:
- Capacidad de elaboración de informes
- Capacidad de redacción administrativa
- Conocimientos de Microsoft Office
- Gestión de procesos
- Organización
- Analizar la información
- Profesionalidad
- Resolución de problemas
- Gestión de suministros
- Control de inventario
- Comunicación verbal
Requisitos de formación y experiencia
- Se requiere título de bachillerato o formación equivalente
- 3 años de experiencia como asistente administrativo
- Conocimiento de los programas informáticos adecuados, incluidos: Microsoft Word, Excel y Outlook, Microsoft PowerPoint y Adobe Acrobat
- Permiso de conducir válido y seguro de automóvil en vigor
[Llamada a la acción] Ahora que le has dicho a la persona que busca trabajo quién eres y que estás buscando un asistente administrativo, tienes que darle una forma de solicitar tu trabajo. Esto se llama llamada a la acción y puede consistir en dar instrucciones para que hagan clic en el botón «solicitar» o para que envíen un correo electrónico con su solicitud.
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