La función principal de los Auxiliares de Administración es garantizar el buen funcionamiento de todos los procesos administrativos dentro de su empresa. En apoyo de los directores de administración y las secretarias, su objetivo es ayudar a que los procesos administrativos se lleven a cabo de manera eficaz y oportuna.
Los empleadores que tienen trabajo administrativo y de oficina suelen ser colegios, hospitales, centros sanitarios, despachos de abogados y empresas financieras. Los auxiliares de administración suelen trabajar en un entorno de oficina, pero pueden tener que viajar ocasionalmente para asistir a reuniones o hacer recados.
Funciones y responsabilidades del auxiliar de administración
Con el fin de aumentar la eficiencia y mantener abiertas las líneas de comunicación, los asistentes de administración realizan una serie de tareas. Hemos analizado varias ofertas de empleo en línea para identificar estas tareas y responsabilidades principales.
Apoyar a los directivos y a los empleados
Una de las principales responsabilidades de los auxiliares de administración es ayudar a los directivos y empleados a encontrar respuestas a las preguntas administrativas. Esto puede implicar la localización de registros, la comprobación de horarios, la búsqueda de nombres y fechas, etc.
Programar reuniones
Los auxiliares de administración son una especie de calendario central de una oficina. Utilizan un calendario maestro con las citas combinadas de todos los directivos y empleados para organizar reuniones en las fechas y horas adecuadas.
Mantener los registros
Para mantener las cosas organizadas, los auxiliares de administración deben mantener registros detallados en un sistema de archivo claro y bien mantenido.
Reservar viajes
Siempre que otros miembros de su empresa necesiten realizar viajes de negocios, los auxiliares de administración se encargarán de hacer los arreglos necesarios para el viaje, como billetes de avión, reservas de hotel y reservas de coches de alquiler.
Actuar como punto de contacto
Para mantener a todo el mundo conectado, los Auxiliares de Administración se encargan de contestar a las llamadas, responder a los correos electrónicos y facilitar la comunicación tanto dentro como fuera de la empresa.
Preparar informes y documentos
Para garantizar que haya un registro escrito claro de todos los asuntos de su empresa, los asistentes de administración deben ayudar a preparar informes, así como a redactar correos electrónicos, memorandos, cartas, faxes, formularios y otros documentos.
Habilidades del auxiliar de administración
Los auxiliares administrativos de éxito son personas enérgicas y muy organizadas que son tan hábiles para hablar con la gente como para coordinar agendas complejas. No tienen miedo de ser extrovertidos y amables, y controlan en todo momento la logística de su empresa. Además de estos atributos generales y rasgos de personalidad, los empresarios buscan auxiliares administrativos con las siguientes aptitudes y cualificaciones.
- Habilidades de comunicación – Dado que se comunicarán regularmente con colegas de todos los niveles de la empresa, así como con personas ajenas a ella (como proveedores y visitantes), es imprescindible que los auxiliares administrativos tengan excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Atención al detalle – Si las reuniones se programan en horarios conflictivos o los billetes de avión no se han comprado a tiempo, será culpa del Auxiliar de Administración. Por este motivo, los asistentes administrativos deben tener un alto nivel de atención al detalle
- Capacidad de organización: para poder llevar un control de todas las reuniones, los horarios, las citas, las llamadas telefónicas y los documentos a su cargo, los auxiliares administrativos deben tener una gran capacidad de organización.
- Habilidades de gestión del tiempo – Dado que los auxiliares de administración tienen que hacer malabarismos con múltiples tareas a la vez, deben ser capaces de gestionar su tiempo con prudencia y priorizar su trabajo con precisión.
Salario de los auxiliares de administración
Según la Oficina de Estadísticas Laborales, el salario medio anual de los secretarios y asistentes administrativos, que incluye a los asistentes de administración, es de 37.230 dólares. Los peor pagados ganan 22.930 dólares o menos al año, mientras que los mejor pagados ganan 62.230 dólares o más al año. Los auxiliares de administración del Distrito de Columbia, Massachusetts y Connecticut son los que más ganan al año en Estados Unidos, con 46.760, 44.430 y 42.120 dólares respectivamente.
Herramientas del auxiliar de administración
Para llevar a cabo con éxito sus tareas diarias, los auxiliares administrativos utilizan una gran variedad de herramientas. Si piensas convertirte en auxiliar de administración, asegúrate de estar familiarizado con lo siguiente.
- Versiones recientes de los paquetes de software de Microsoft Office – Muchos de los programas incluidos en Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint, serán herramientas inestimables para los auxiliares de administración.
- Equipos de oficina estándar: los auxiliares de administración deben saber utilizar correctamente equipos de oficina como fotocopiadoras, impresoras y escáneres.
- Equipos de telecomunicaciones: dado que gran parte de su trabajo gira en torno a la comunicación, los auxiliares administrativos deben dominar los equipos de telecomunicaciones, como teléfonos y faxes.
- Software de programación: para asegurarse de que no hay citas conflictivas o reuniones olvidadas, los auxiliares administrativos suelen tener que utilizar algún tipo de software de programación.