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Descripción de puestos

↳ Descripción del trabajo de asociado administrativo

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Descripcion del Puesto asociado administrativo
Descripcion del Puesto asociado administrativo

Los asociados administrativos realizan tareas administrativas en las empresas. Su función es similar a la de un asistente administrativo, pero a un nivel superior. Los asociados administrativos suelen dedicar menos tiempo a las tareas de secretaría y se centran más en el funcionamiento del departamento. Pueden depender directamente de la alta dirección.

Los auxiliares administrativos trabajan en horario normal en una oficina, aunque pueden tener que hacer horas extras en períodos de gran actividad. Cualquier organización que se beneficie del apoyo administrativo puede contratar a asociados administrativos, por lo que se puede encontrar trabajo en empresas, gobiernos, organizaciones sin ánimo de lucro, educación y otros sectores.

Funciones y responsabilidades del asociado administrativo

Los asociados administrativos son líderes de oficina proactivos que conocen bien la política y los procedimientos y actúan en consecuencia. Interactúan con personas tanto por encima como por debajo de ellos en la estructura jerárquica y pueden actuar como enlace. Un examen de las ofertas de empleo revela que estas funciones centrales se encuentran entre las más comunes de los asociados administrativos:

Supervisión de los presupuestos

Los asociados administrativos suelen ocuparse de las operaciones financieras. Pueden aprobar gastos, emitir pagos a los proveedores, manejar la caja chica, cobrar las hojas de tiempo, ocuparse de las nóminas y hacer un seguimiento de los saldos de las cuentas. También pueden encargarse de los pedidos de material y mobiliario de oficina. Los directores y otros miembros del personal pueden consultar a los asociados administrativos para saber si una compra que desean hacer está dentro de la asignación de la empresa. Del mismo modo, si los números no cuadran correctamente, el asociado administrativo pondrá la situación en conocimiento de la persona adecuada.

Organizando

Desde el mantenimiento de un calendario central hasta la organización de almuerzos de negocios, los asociados administrativos utilizan sus habilidades de planificación por el bien del departamento o la empresa. Asumen la responsabilidad de proyectos especiales como la creación de sucursales, la organización de viajes para conferencias, la programación del mantenimiento, la realización de envíos masivos de correo, la coordinación de la participación en conferencias telefónicas y la gestión de las confirmaciones de asistencia a eventos.

Manejo de información importante

Cuando hay que escribir un informe confidencial o redactar un correo electrónico para un cliente exigente, el trabajo se encomienda a un asociado administrativo porque se espera que esta persona sea minuciosa, tenga tacto y sea sensible. Asimismo, los asociados administrativos pueden encargarse de abrir el correo para los ejecutivos por su capacidad para mantener la información en privado. Debido a su confianza, los asociados administrativos suelen tener las llaves de las oficinas y los armarios.

Supervisando

Como persona principal en el grupo administrativo, los asociados administrativos pueden supervisar las actividades de otros o enseñar a los nuevos empleados las prácticas de oficina adecuadas.

Habilidades de asociado administrativo

Los asociados administrativos son eficientes multitarea capaces de hacer malabarismos con las diversas necesidades de un entorno ajetreado. Los conocimientos de contabilidad y matemáticas son una ventaja, ya que se ocupan mucho de los presupuestos. Otros rasgos admirables que deben poseer los asociados administrativos son:

  • Demostrar discreción y buen juicio, ya que están al tanto de información sensible
  • Interpretar las situaciones de forma autónoma y actuar de acuerdo con las políticas y objetivos de la empresa como mejor les parezca
  • Atención a los detalles para que las operaciones se desarrollen sin problemas y no se pasen por alto los asuntos importantes
  • Comunicarse bien tanto verbalmente como por escrito
  • Trabajar con un mínimo de supervisión

Asociado administrativo Herramientas del oficio

Para ofrecer a sus empleadores un apoyo administrativo excepcional, los asociados administrativos suelen utilizar lo siguiente:

  • Ordenadores: para la correspondencia electrónica, el mantenimiento de las bases de datos, la contabilidad y las tareas generales de oficina
  • Hojas de cálculo: perfiles detallados de la actividad financiera, a menudo compuestos y editados en Microsoft Excel
  • PowerPoints: presentaciones por ordenador con elementos visuales y escritos diseñadas para educar e informar.
  • Facturas: detalles de las compras o servicios y el importe del pago
  • Nómina – pago a los empleados por sus servicios durante un periodo determinado

Educación y formación del asociado administrativo

Los asociados administrativos suelen ser graduados universitarios, a menudo con una licenciatura en empresariales. Muchos de ellos empiezan como auxiliares administrativos y van ascendiendo.