¿Qué es un ATS? 8 cosas que debe saber sobre los sistemas de seguimiento de candidatos

Te pasas horas perfeccionando tu currículum, asegurándote de que describe tus aptitudes y experiencia de la mejor manera posible. Al fin y al cabo, cuando se trata de buscar trabajo, tu currículum es tu herramienta más importante.

Pero después de todo ese trabajo, sigues sin conseguir suficientes entrevistas, incluso para puestos para los que sabes que estás cualificado. ¿Por qué?

Lo que quizá no sepas es que tu currículum no suele llegar a manos de una persona después de enviarlo, sino a un ordenador.

De hecho, es muy probable que una persona real nunca vea tu currículum.

Esto se debe a que cada vez más empresas utilizan sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) para seleccionar los currículums. 

Así que si quieres que tu currículum llegue a las manos de un ser humano, tienes que asegurarte de que está optimizado para el ATS.

En este artículo, vamos a enseñarte 8 cosas que debes saber sobre los sistemas de seguimiento de candidatos: qué son, cómo funcionan y, sobre todo, cómo puedes «vencerlos».

1 – ¿Qué es un ATS?

El proceso de contratación puede ser una experiencia larga y frustrante tanto para los empresarios como para los demandantes de empleo.

Para agilizar el proceso, muchas empresas han empezado a utilizar sistemas de seguimiento de candidatos (ATS).

Un ATS se trata de un software diseñado para administrar el proceso de selección de personal, y su tarea principal consiste en recolectar y organizar extensas cantidades de currículums.

A continuación, los responsables de contratación pueden seleccionar a los candidatos mediante el ATS, así como realizar un seguimiento de su progreso a lo largo del proceso de contratación. Al digitalizar de este modo el proceso de contratación, un ATS ahorra tiempo y dinero a los empleadores. 

2 – Cómo funcionan los sistemas de seguimiento de candidatos

El funcionamiento de un sistema de seguimiento de candidatos consta de cuatro pasos básicos:

1. Una solicitud de empleo entra en el ATS. Esta solicitud incluye información sobre el puesto, como el cargo, las competencias deseadas y la experiencia requerida.
2. A continuación, el ATS utiliza esta información para crear un perfil del candidato ideal.
3. A medida que los candidatos envían sus currículums, el ATS los analiza, ordena y clasifica en función de su adecuación al perfil.
4. De este modo, los responsables de contratación identifican rápidamente a los candidatos más cualificados y los hacen avanzar en el proceso de contratación. 

Lo que es especialmente importante comprender es que los responsables de la contratación suelen filtrar los currículums mediante la búsqueda de competencias clave y puestos de trabajo.

Por ejemplo, si un reclutador está contratando para un puesto de Auxiliar Administrativo y hay 500 currículums, su primer paso será probablemente buscar «Auxiliar Administrativo». Esto aísla a los candidatos que han hecho exactamente el mismo trabajo antes. 

Quien no tenga ese término exacto en su currículum, ¡no tiene suerte!

Una búsqueda puede contener varios términos. Por ejemplo, los responsables de selección de personal pueden realizar una búsqueda compleja que contenga una combinación de puestos y competencias:

Auxiliar administrativo Y entrada de datos Y nóminas…

Esto significa que si puedes predecir las palabras clave del currículum que los reclutadores utilizarán en su búsqueda, aumentarás en gran medida tus posibilidades de avanzar en el proceso de contratación. 

Pero no tiene que adivinar qué palabras clave utilizar. Basta con analizar la descripción del puesto para encontrarlas.  

El escáner de currículums automatiza este proceso utilizando tecnología de IA para analizar su currículum comparándolo con la descripción del puesto. A continuación, revela las principales habilidades y palabras clave que faltan en su currículum.

3 – ¿Cuál es la diferencia entre un ATS y un CRM?

Cuando se trata de software de contratación, existen dos tipos principales de sistemas: 

• Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS)
• Sistemas de gestión de las relaciones con los candidatos (CRM) 

Veamos rápidamente cada sistema.

El software ATS suele utilizarse durante el proceso de contratación e incluye funciones como el análisis sintáctico de currículums, la selección de candidatos y herramientas de evaluación.

La desventaja del software ATS es que sólo realiza un seguimiento de los candidatos que ya han solicitado trabajo en su empresa. 

Las grandes empresas contratan para varios puestos a la vez y reciben cientos de currículums para cualquier vacante. Como solicitar un empleo por Internet es más fácil que nunca, muchos de estos aspirantes no están cualificados y pensaron que «merecía la pena intentarlo».

Por otro lado, los sistemas CRM se utilizan durante el proceso de contratación para dirigirse a candidatos potenciales que aún no han solicitado trabajo en su empresa.  

Las funciones de CRM incluyen marketing por correo electrónico, programación y herramientas de comunicación para establecer relaciones con posibles candidatos.

Mientras que los ATS sólo ofrecen datos que introducen los propios candidatos, los CRM permiten introducir información que se descubre sobre los posibles talentos. En otras palabras, los ATS son más reactivos, mientras que los CRM son más proactivos. 

No tiene por qué elegir entre los dos sistemas. Muchas empresas utilizan ambos.

4 – Principales características de un sistema de seguimiento de candidatos

Los sistemas de seguimiento de candidatos simplifican la presentación de candidaturas desde cualquier dispositivo, sin requerir iniciar sesión. Esto conlleva que las empresas obtengan un aumento en la cantidad de candidatos disponibles.

Dado que hay tantos candidatos, las empresas utilizan software ATS para identificar y destacar automáticamente a los mejores candidatos.

Otras características clave del software ATS son:

• Análisis sintáctico de currículums – Se trata del proceso de extraer datos de los currículums, como información de contacto, historial laboral, formación y habilidades. 
• Búsqueda avanzada: le permite filtrar las candidaturas por palabras clave específicas, puestos de trabajo, competencias, experiencia, formación, etc. 
• Búsqueda de candidatos: le permite buscar activamente, identificar y ponerse en contacto con posibles candidatos para puestos vacantes.
• Búsqueda multicanal de candidatos: le permite buscar candidatos potenciales a través de varios canales, como portales de empleo, redes sociales y referencias de empleados.
• Software CRM incorporado: algunos ATS también incorporan software CRM para cubrir todas sus necesidades en una sola plataforma. 
• Plantillas de correo electrónico – La mayoría de los ATS ofrecen plantillas de correo electrónico para garantizar que toda su correspondencia con los candidatos sea coherente y profesional. 
• Análisis e informes avanzados: le permite generar informes detallados sobre solicitantes de empleo, tendencias de contratación y otros datos. 
• Varias integraciones – Esto significa que el ATS puede conectarse con diferentes tipos de software, como software de marketing por correo electrónico, software de contabilidad y sistemas CRM.
• Capacidad para programar entrevistas: al automatizar las entrevistas, no tendrá que perder tiempo reprogramándolas, enviando recordatorios o coordinando varios calendarios.
• Colaboración en tiempo real – Esto permite que personas de diferentes partes de la organización participen en la búsqueda, selección y toma de decisiones relativas a las nuevas contrataciones.
• Automatización basada en determinados eventos y condiciones – Esto significa que su ATS sólo se activará para hacer algo si se produce un escenario específico.

5 – ¿Qué grado de precisión tiene el software ATS?

Si bien es cierto que los ATS pueden ahorrar tiempo y esfuerzo a los reclutadores en el proceso de contratación, la realidad es que estos sistemas distan mucho de ser perfectos. 

Un estudio de Harvard Business Review reveló que el 88% de los reclutadores consideraban que los candidatos cualificados eran ignorados por un ATS porque «no coincidían con los criterios exactos establecidos por la descripción del puesto.» 

Esto sugiere que ATS pone demasiado énfasis en las palabras clave y no tiene en cuenta las habilidades, experiencia o cualificaciones del candidato. 

Como resultado, muchos candidatos cualificados son pasados por alto simplemente porque sus currículums no contienen las palabras clave adecuadas.

Sin embargo, puede aprovecharse de esta situación asegurándose de que su currículum contiene las palabras clave exactas que buscan los empresarios. 

6 – ¿Quién utiliza ATS?

La mayoría de las grandes empresas utilizan algún tipo de sistema de seguimiento de candidatos. 

Un informe señaló que más del 98,8% de las empresas que forman parte de la lista Fortune 500 emplean ATS, y según una encuesta realizada por Kelly OCG, aproximadamente el 66% de las grandes empresas y el 35% de las pequeñas organizaciones confían en el software de gestión de recursos humanos. Estas cifras continúan aumentando.

Si presenta su candidatura a una gran organización, lo más probable es que se enfrente a un ATS. 

Si presentas tu candidatura a través de cualquier formulario en línea, estás presentando tu candidatura a través de un ATS. 

Incluso sitios de empleo como Indeed y LinkedIn tienen su propio ATS integrado.

Está claro que los ATS están aquí para quedarse. Por eso es tan importante utilizar las palabras clave adecuadas y formatear tu currículum de manera que sea fácil de leer para el software de ATS.

Comparación de competencias. Haga clic para ver el ejemplo completo.

7 – Por qué las empresas utilizan sistemas de seguimiento de candidatos

Si lo piensa bien, los empresarios de hoy en día se enfrentan a una tarea de enormes proporciones a la hora de contratar a nuevos empleados. 

Esto se debe a que Internet ha facilitado a los solicitantes de empleo la presentación de solicitudes, por lo que presentan muchas. Muchos de estos solicitantes no están cualificados y pensaron que «valía la pena intentarlo».

El resultado es que los responsables de contratación de las empresas reciben cientos y a veces incluso miles de currículums por cada oferta de empleo. Por eso necesitan un ATS.

Estos sistemas automatizados agilizan y facilitan el proceso de contratación, lo que resulta en un ahorro significativo de tiempo y recursos financieros para las empresas.

Los mejores ATS presentan muchas ventajas, entre ellas:

• Comunicación más fácil entre los responsables de contratación
• Selección más rápida de los solicitantes 
• Reducción del tiempo dedicado a tareas repetitivas 
• Mejora de la puntuación neta de contratación
• Mayor compromiso de los candidatos 
• Mejor visión de conjunto de las aplicaciones 
• Ofertas de empleo sencillas
• Mejora del coste por contratación 
• Mejora de la calidad de la contratación

Gracias a estas ventajas, los ATS se han convertido en una parte esencial del proceso de contratación moderno.

8 – El futuro de los sistemas de seguimiento de candidatos

No hay duda de que la inteligencia artificial (IA) está cambiando rápidamente el mundo de la contratación. Los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) basados en IA ya están filtrando currículums, identificando candidatos potenciales e incluso realizando entrevistas iniciales. 

A medida que la IA siga evolucionando, es probable que el software de ATS se vuelva aún más sofisticado. 

En el futuro, se espera que estos sistemas se integren más plenamente con plataformas de medios sociales como LinkedIn. Esto les permitirá identificar tanto a los candidatos activos como a los pasivos que encajen con los puestos vacantes. 

Además, podrían utilizarse chatbots con IA para responder a preguntas y proporcionar información sobre el proceso de solicitud. 

En última instancia, la IA está preparada para transformar el panorama de la contratación de varias maneras, haciendo que el proceso sea más rápido, más fácil y más eficiente para todos los implicados.

¿Qué es un currículum optimizado para ATS?

No existe un truco universal para «vencer» a los sistemas de seguimiento de candidatos. 

Superar un ATS y conseguir una entrevista de trabajo requiere un currículum bien redactado que tenga en cuenta tanto los algoritmos del ATS como a las personas que pulsan los botones.

Estos son nuestros consejos más sencillos para vencer a un ATS:

• Adapte cuidadosamente su currículum a la descripción del puesto cada vez que presente una solicitud.
• Optimícelo para los algoritmos de búsqueda y clasificación de las ATS haciendo coincidir las palabras clave de su currículum con la descripción del puesto.
• Utilice tanto la versión larga como las siglas de las palabras clave (por ejemplo, «Máster en Administración de Empresas (MBA)» u «Optimización para motores de búsqueda (SEO)») para facilitar al máximo las búsquedas.
• Utilice un formato de currículum cronológico o híbrido (evite el formato de currículum funcional).
• No utilice tablas ni columnas, ya que suelen provocar errores importantes de análisis sintáctico.
• Utilice un tipo de letra tradicional para currículums, como Helvetica, Garamond o Georgia.
• No utilice encabezados ni pies de página, ya que la información podría perderse o provocar un error de análisis.
• Utiliza títulos estándar para los apartados del currículum, como «Experiencia laboral», en lugar de ponerte gracioso o ingenioso («Dónde he estado»).
• Guarde su archivo como .docx si es posible.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipos de archivos reconoce el software ATS?

Todos los ATS reconocen documentos Word. Algunos de ellos también son compatibles con archivos PDF. 

¿Cómo se puede probar un currículum para los sistemas de seguimiento de candidatos?

La mejor forma de comprobar si su currículum es apto para ATS es utilizar un escáner de currículums como este. Pruébelo ahora gratis. 

¿Utilizan las pequeñas empresas sistemas de seguimiento de candidatos?

El índice de adopción por parte de las pequeñas empresas es bajo, pero crece rápidamente. El año pasado, se estimó que el 35% de las pequeñas organizaciones utilizan un ATS.

¿Existen palabras clave específicas o directrices de formato que debas seguir para asegurarte de que tu currículum supera un ATS?

Sí, los hay. Cuando redactes tu currículum, ten en cuenta lo siguiente:

1. Palabras clave: Adapta tu currículum para incluir palabras clave relevantes de la descripción del puesto. Los sistemas ATS suelen escanear los currículums en busca de términos específicos para determinar su relevancia para el puesto.
2. Formato: Utiliza un formato de currículum limpio y bien organizado. Utiliza fuentes estándar, como Arial o Times New Roman, y evita diseños complejos o gráficos que puedan confundir al ATS.
3. Tipo de archivo: Envíe su currículum en un formato de lectura universal, como un documento de Microsoft Word o un archivo PDF.
4. Evite los caracteres especiales: Algunos sistemas ATS pueden tener dificultades para leer caracteres especiales, símbolos o fuentes no estándar.

¿Pueden los sistemas de seguimiento de candidatos rechazar su solicitud sin que la vea una persona?

Los sistemas de seguimiento de candidatos no rechazan currículums. Lo hacen las personas.

La finalidad de un ATS es identificar los currículums que mejor se ajustan a los requisitos y cualificaciones específicos del puesto. Los currículums que no cumplan los criterios predeterminados por el ATS pueden ser clasificados en una posición inferior o filtrados.

Sin embargo, la decisión final de rechazar o tener en cuenta a un candidato corresponde a los responsables humanos del proceso de contratación.

¿Cómo puede adaptar su currículum y su solicitud para aumentar sus posibilidades de pasar por un ATS?

Cuando redactes tu currículum, intenta siempre reflejar la descripción del puesto. En otras palabras, utilice el mismo lenguaje que en la descripción del puesto.

¿Existen desventajas o limitaciones de los sistemas de seguimiento de candidatos para los solicitantes de empleo?

Una desventaja es que los candidatos que no han adaptado sus currículums para incluir las palabras clave adecuadas pueden ser pasados por alto, incluso si poseen las habilidades y la experiencia necesarias. Además, los currículums que tienen diseños intrincados, gráficos o fuentes no estándar pueden no ser analizados correctamente por el ATS, lo que resulta en el rechazo.

Principales conclusiones

Resumamos rápidamente lo que hemos aprendido:

• Los empresarios reciben cientos de currículums por cada oferta de empleo.
• Un ATS es un programa informático que simplifica y acelera el proceso de contratación. 
• Más del 98,8% de las empresas de Fortune 500 utilizan ATS, mientras que el 66% de las grandes empresas y el 35% de las pequeñas organizaciones confían en ellos.
• A medida que la IA siga evolucionando, es probable que el software de ATS se vuelva aún más sofisticado. 
• Los responsables de la contratación suelen filtrar los currículums buscando competencias y títulos clave.
• El problema de los ATS es que se pasa por alto a candidatos cualificados porque sus currículums no contienen las palabras clave adecuadas.

Si quieres asegurarte de que tu currículum supera el ATS y llega a las manos de un reclutador, tienes que optimizarlo. 

El escáner de currículum de Jobscan es una forma sencilla de hacerlo. 

Sólo tienes que subir tu currículum y el escáner te mostrará dónde tienes que mejorar tus palabras clave para que tu currículum destaque sobre los demás.