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Descripción de puestos

Descripción del puesto de trabajo de Asistente Administrativo Senior

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Descripcion del Puesto de asistente administrativo senior
Descripcion del Puesto asistentes administrativos senior

Los asistentes administrativos senior ayudan a los altos directivos y a los ejecutivos de alto nivel a maximizar su eficiencia proporcionándoles apoyo administrativo y de secretaría. Mantienen organizados a estos directivos y ejecutivos ocupándose de sus preparativos de viaje, de la programación de sus reuniones y de otras tareas que se tratarán en este artículo. En lo que respecta al entorno de trabajo, los asistentes administrativos senior pasan el día en un entorno de oficina estándar. Prácticamente todos los sectores emplean a asistentes administrativos senior, pero la mayoría de ellos se encuentran en empresas medianas y grandes que tienen varios directivos y ejecutivos en plantilla.

El papel de Asistente Administrativo Senior no es un puesto de nivel inicial. Por lo general, hay que tener entre 3 y 5 años de experiencia como asistente administrativo antes de conseguir un puesto senior. El éxito en esta función depende del nivel de confianza entre el asistente y el ejecutivo, que requiere un sentido de la lealtad. En este sentido, la relación entre el asistente y el ejecutivo es ligeramente diferente a la relación estándar entre empleado y jefe. Según la Oficina Nacional de Estadísticas Laborales, la demanda de Asistentes Administrativos Ejecutivos y Secretarios Ejecutivos, que incluye a los Asistentes Administrativos Senior, se reducirá un 5% hasta 2026.

Funciones y responsabilidades del asistente administrativo principal

Apoyar a los ejecutivos de alto nivel implica varias tareas. Hemos analizado las descripciones de los puestos de trabajo de Asistente Administrativo Senior para elaborar la siguiente lista de las tareas y responsabilidades más comunes de este puesto.

Planificar y gestionar reuniones

Los Asistentes Administrativos Senior son responsables de planificar todas las reuniones en las que participa la alta dirección. También son responsables de asistir a la reunión y tomar notas meticulosas, así como de mantener la reunión al día.

Programar y actualizar el calendario ejecutivo

Los ejecutivos de alto nivel viven y mueren por su calendario. El Asistente Administrativo Senior es responsable de programar las tareas personales y profesionales que el ejecutivo necesita completar. Esto implica organizar las tareas por nivel de urgencia, atender las llamadas y comunicarse por correo electrónico.

Desarrollar y mantener el sistema de archivo

La organización es un rasgo de carácter vital para los auxiliares administrativos superiores. Una de sus responsabilidades es crear y mantener un sistema de archivo tanto de documentos en papel como electrónicos. Esto implica el uso del paquete de Microsoft Office.

Recibir y atender a los visitantes de la oficina

El asistente administrativo senior es la cara de la oficina. Es responsable de recibir a los visitantes de la oficina y crear una gran primera impresión.

Desarrollar y aplicar las políticas y procedimientos de la oficina

Los auxiliares administrativos superiores establecen las normas de la oficina. Saben exactamente lo que el ejecutivo necesita de sus empleados, por lo que trabajan juntos para crear políticas y procedimientos que ayuden a alcanzar esos objetivos.

Habilidades de Asistente Administrativo Senior

El papel de Asistente Administrativo Senior requiere una mente organizada que tenga conocimientos tecnológicos. Tiene que tener buenas habilidades de comunicación interpersonal para establecer la confianza con el ejecutivo o el alto directivo para el que trabaja. También deben dominar el paquete de Microsoft Office. Muchos empleadores de Asistentes Administrativos Senior quieren que los candidatos tengan las siguientes habilidades.

  • Utilizar un software de calendario para organizar y priorizar las tareas de su ejecutivo
  • Comunicarse con los asociados del ejecutivo y documentar la información importante
  • Programar reuniones y mantenerlas al día mediante el uso de habilidades de gestión del tiempo
  • Motivar a los empleados de la oficina para que sigan realizando sus tareas y mantener un entorno de oficina armonioso
  • Utilizar las habilidades de servicio al cliente para proporcionar a los visitantes de la oficina una experiencia positiva

Asistente administrativo senior Herramientas del oficio

Estas son un par de herramientas que los asistentes administrativos senior utilizan a diario.

  • Microsoft Office Suite – Los asistentes administrativos senior utilizan todos los programas de Microsoft Office durante el desempeño de sus funciones
  • Software de calendario – El software de calendario se utiliza para organizar y priorizar las tareas ejecutivas

Asistente administrativo superior Educación y formación

Los Asistentes Administrativos Senior pueden encontrar empleo con sólo un diploma de secundaria, pero deben tener al menos 3-5 años de experiencia como Asistente Administrativo. La mayor parte de la formación para este puesto se imparte en el puesto de trabajo, en aspectos como el uso de productos de Microsoft Office y la forma de archivar documentos tanto en papel como en formato electrónico. Parte del trabajo de un asistente administrativo senior consiste en formar a los nuevos empleados sobre cómo ser un asistente útil.

Sueldo de asistente administrativo superior

Según la Oficina Nacional de Estadísticas Laborales, el salario medio nacional de los Asistentes Administrativos Ejecutivos y Secretarios Ejecutivos, que incluye a los Asistentes Administrativos Senior, es de 55.860 dólares. Los que se encuentran en el 10 por ciento superior ganan más de 83.070 dólares. Los que se encuentran en el 10% inferior ganan menos de 34.880 dólares.