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Descripción de puestos

Descripción de puestos de recepcionista jurídico

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¿Qué hace un recepcionista jurídico?

El recepcionista jurídico, que también puede denominarse empleado de oficina jurídica o empleado de oficina general, es una parte importante de la administración de un despacho de abogados.

La descripción del trabajo para este puesto implica proporcionar apoyo administrativo a los equipos de personal administrativo legal y a los abogados.

En algunos bufetes de abogados, el recepcionista depende del director de la oficina y es responsable de saludar de forma agradable y profesional a todos los visitantes y clientes, terceros y proveedores.

Con el conocimiento de las agendas de los abogados, el recepcionista proporciona respuestas adecuadas a las consultas del público.

La función del recepcionista jurídico también puede incluir la realización de tareas como el manejo de una centralita telefónica de seis líneas para responder, separar y encauzar correctamente todas las llamadas entrantes; y asegurarse de que la guía telefónica del bufete esté actualizada.

Los recepcionistas que trabajan en bufetes de abogados deben ser conscientes de la seguridad, ya que varias personas visitan la oficina a diario.

Deben conocer las políticas y procedimientos del bufete en materia de seguridad, como la emisión de tarjetas de acceso temporal a los visitantes del despacho, así como su seguimiento.

Su trabajo también implica mucho contacto con personas de diversos orígenes.

Para tener éxito en el trabajo, que implica el trato con las diversas personas que visitan la oficina a diario, el recepcionista debe tener una actitud positiva ante el trabajo y relacionarse con los clientes y visitantes de forma cordial.

Debe entender que la forma de atender a los clientes y visitantes puede dejar una impresión duradera en los clientes, y puede tener un gran impacto en la empresa en términos de patrocinio.

Ejemplo de Descripción de puestos de recepcionista jurídico

El ejemplo de descripción del puesto de trabajo que figura a continuación muestra una lista de funciones, tareas y responsabilidades específicas que se espera que lleve a cabo una persona que trabaje como recepcionista en un bufete de abogados.

  • Es responsable de responder a los teléfonos de la centralita, desviar las llamadas a las oficinas correspondientes y tomar nota de los mensajes.
  • Saludar a los visitantes y clientes cuando entran en la oficina.
  • Ayudar a clasificar el correo entrante, así como a procesar el correo saliente.
  • Responsable de llevar el registro de las comparecencias en el juzgado y de programar las reuniones.
  • Mantener los calendarios y el registro del inventario de suministros para la oficina.
  • Crear diversos formularios para una correspondencia eficaz, y realizar la introducción de datos y las tareas administrativas generales, como el escaneo y el archivo de documentos.
  • Organizar el catering; reservar salas, taxis y mensajeros.
  • Puede servir refrescos en las reuniones.
  • Proporcionar apoyo a los asistentes jurídicos, al director de la oficina y al resto del personal, para el buen funcionamiento de la oficina.

Elaborar un currículum de recepcionista jurídico:

Se puede elaborar un currículum vitae para buscar el puesto de recepcionista jurídico utilizando la información del ejemplo de descripción del puesto anterior.

Las actividades mostradas anteriormente se pueden adaptar al hacer la sección de experiencia profesional del currículum para demostrar que se tiene la competencia para hacer el trabajo.

Requisitos – Cualidades – Conocimientos, habilidades y destrezas – para el puesto de recepcionista jurídico

Un recepcionista jurídico será más eficaz y productivo en el trabajo si desarrolla las siguientes habilidades, destrezas y otras cualidades que suelen exigir la mayoría de los empleadores a la hora de contratar:

  • Posesión de dos o más años de experiencia laboral en un despacho de abogados de gran volumen.
  • Posesión de un Certificado Paralegal aprobado por ABA o disposición a someterse al programa.
  • Capacidad para desempeñar funciones de recepcionista y administrativas, como saludar a los visitantes de la oficina, responder a las llamadas telefónicas y tomar nota de los mensajes.
  • Fuerte orientación para la prestación de un servicio de calidad al cliente, y actitud agradable al teléfono.
  • Posesión de una gran capacidad para prestar atención a los detalles, realizar múltiples tareas a la vez y trabajar eficazmente con otros miembros en un entorno de equipo.
  • Destacada capacidad de organización para procesar y llevar a cabo eficazmente los elementos del calendario.
  • Conocimiento de los procedimientos de la sala de correo y de las técnicas de procesamiento del correo.
  • Dominio del uso de diversas bases de datos informáticas para la introducción de datos; habilidad para trabajar con los paquetes de Microsoft Word y Excel.
  • Capacidad para escribir más de 40 palabras por minuto.