¿Tiene que realizar una serie de tareas en el menor tiempo posible, a menudo se ve envuelto en el caos o simplemente siempre se le asignan las tareas más extensas? Una buena gestión del tiempo es muy importante tanto en los estudios como en el trabajo.
Definición de gestión del tiempo
La gestión del tiempo es una subcompetencia de la autogestión. Dado que a menudo disponemos de una cantidad limitada de tiempo para hacer las cosas, existen medidas para utilizar este tiempo de forma productiva: con la gestión del tiempo.
Así que el objetivo es completar las tareas a tiempo, distribuyendo el tiempo disponible de tal manera que no se terminen las cosas hasta el último segundo y que sea posible el trabajo concentrado.
La falta de tiempo suele ser un factor que afecta a muchos ámbitos de la vida. La mayoría de las personas con dietas deficientes, por ejemplo, lo achacan a que no tienen suficiente tiempo para preparar comida sana.
Para huir de la falta de tiempo, es necesario gestionar el tiempo de forma sensata. ¿Utilizar correctamente el importante bien del tiempo?
Para ello son importantes los siguientes aspectos:
- Control del éxito
- Formular objetivos
- Optimizar los procesos
- Asignar prioridades
- Planificar las tareas
- Seleccione los métodos
- Ser capaz de delegar
- Relájese y disfrute del éxito
Gestión del tiempo en la aplicación
La gestión del tiempo también desempeña un papel importante en la fase de solicitud. En cada proceso de solicitud hay que hacer diferentes tareas, incluidas pequeñas tareas como coordinar una entrevista con su propio horario.
Pero lo más difícil suele ser motivarse a sí mismo primero. La aplicación suele ir en paralelo a la actividad real: los estudios o el trabajo.
Aquí puedes descubrir cómo motivarte y alcanzar tus objetivos.
Por regla general, así es como funciona un proceso de solicitud para usted:
- Autorreflexión: ¿Qué quiero hacer?
- Investigación: ¿Qué trabajos hay que se ajusten a mi perfil? ¿Qué empresas están interesadas en mí?
- Preparación de los documentos de solicitud
- Dirigir la conversación
- Evaluación de los comentarios y seguimiento
En la entrevista
El objetivo de la entrevista es conocerte mejor. No se trata sólo de tus cualificaciones para el puesto, sino también de tus habilidades sociales.
Para el responsable de RRHH o la persona de contacto, esto cristaliza lo bien que encajas en el equipo, si tu enfoque es lógico y el éxito que tendría una colaboración.
Es posible que te hagan estas preguntas sobre la gestión del tiempo:
- «¿Cómo estructura su jornada laboral?»
- «¿Qué hacer cuando se acerca una fecha límite pero no estás preparado?»
- «¿Cuáles son sus puntos fuertes?»
Puede utilizar la última pregunta en particular para señalar sus habilidades de gestión del tiempo si se siente muy seguro en este ámbito y, por ejemplo, ha asumido a menudo la gestión de proyectos y del tiempo en el trabajo en grupo.
Esta es la manera perfecta de preparar su entrevista: Consulta la guía con todos los consejos.
En el Centro de Evaluación
Una tarea que se suele plantear en el centro de evaluación es el ejercicio de la cesta de la compra. Aquí se le da una «cesta de correos completa» que tiene que procesar en un periodo de tiempo limitado.
Tiene que tomar decisiones sobre la prioridad de los distintos procesos y tareas y, finalmente, ordenarlos, estructurarlos o delegarlos si es necesario.
Todo lo que aprendas en la siguiente sección sobre métodos puede aplicarse aquí, porque en última instancia es importante para el reclutador cómo justificas tu resultado. A continuación, explica el método que has utilizado y argumenta cómo lo has hecho.
Mala gestión del tiempo: trabajar con métodos más eficaces
A continuación le presentaremos una serie de métodos útiles de gestión del tiempo. Es importante tener en cuenta que cualquier forma de gestión del tiempo no debe suponer más trabajo que el de completar finalmente la tarea en cuestión.
También debes asegurarte de que en toda la planificación siempre piensas de forma realista y sabes cómo evaluarte.
Comprobar la curva de potencia
Analizando cuidadosamente tu rutina diaria y tus niveles de energía, así como tu rendimiento en cada etapa, puedes averiguar tu curva de rendimiento. ¿Sueles holgazanear durante una hora seguida después de levantarte y alcanzar nuevas cotas, especialmente por la tarde?
¿O es al revés para ti y después de la pausa para comer es hora de dejar de divertirse y empezar a procrastinar?
Adapta tus tareas a tu biorritmo e intenta completar las tareas especialmente complejas que requieren un alto nivel de rendimiento mental durante tus fases de máxima actividad. Los descansos regulares con ejercicio favorecen la actividad cerebral y permiten concentrarse mejor.
Salami y tomate: Esta es la técnica del aperitivo
El método que suena como un buffet es un enfoque emocionante que puede ser un buen método de inicio para los principiantes.
La técnica del salami, pomodoro o bocado consiste básicamente en dividir el tiempo en bloques. Para ello, las próximas tareas se escriben con antelación y se asignan a periodos cortos de tiempo con descansos entre ellos.
Clásicamente, se trabaja con concentración durante 25 minutos y luego se hace una pausa de 5 minutos. Repite esto cuatro veces y luego toma un descanso más largo de unos 30 minutos.
La dificultad radica a menudo en interrumpir la actividad en curso para hacer una pausa. También puede adaptar los periodos de tiempo a su medida. Sin embargo, es importante no olvidarse de tomar un descanso. Lo mejor es poner un despertador.
Principio de Pareto
En muchos casos es posible conseguir el 80% del resultado deseado con el 20% del esfuerzo. Se necesita el tiempo restante de un proyecto para lograr el 20% que falta a la perfección.
Esto supone tanto una oportunidad como un problema. Por un lado, se puede ahorrar mucho tiempo identificando el 20% justo de una tarea que hay que hacer para cubrir el grueso del proyecto.
Por otro lado, también significa que se necesita mucho tiempo para alcanzar la perfección.
Así que piense en qué tarea es igual de sensata cuando se ha alcanzado el 80% del objetivo y en qué necesita realmente poner toda su energía.
Análisis ABC
El análisis ABC le ayuda a asignar prioridades. En función de la importancia de las tareas, éstas se clasifican.
- Las tareas A son muy importantes para el objetivo de tu proyecto y tienes que hacerlas tú mismo. Estas tareas deberían representar el 60% de su tiempo de trabajo.
- Las tareas B siguen teniendo mucho sentido y son importantes. Pero a veces puedes dejar que otro lo haga. Deberían ocupar aproximadamente el 25% del tiempo de trabajo.
- Las tareas C son las que menos valor añadido aportan a tu objetivo y deberían ocupar un máximo del 15% de tu tiempo.
Con esta clasificación, puede evaluar los diferentes elementos de su lista y facilitar su planificación diaria. También puede utilizar el análisis ABC con el siguiente ejercicio, el método ALPEN.
Método ALPEN
Con el método ALPEN, por ejemplo, puedes estructurar el día siguiente al final de una jornada de trabajo o de aprendizaje. El horario que creas con él te ayuda a tener una visión general, a definir la duración de las tareas y, sobre todo, a empezar directamente el día siguiente.
Si no sabes exactamente por dónde empezar por la mañana, a menudo te lleva a no empezar en absoluto.
El método ALPEN consta de estos pasos:
- Anotar las tareas
- Calcular y planificar la longitud
- Incluir un buffer en el tiempo de trabajo
- Tomar decisiones (priorizar tareas, por ejemplo con el método ABC)
- Seguimiento
Matriz Eisenhower
Otro método que puede ayudarle a decidir qué cosas hay que hacer primero es la matriz de Eisenhower.
Hay básicamente dos parámetros que pueden utilizarse para clasificar: la importancia y la urgencia. Si se ordenan los parámetros en una matriz, se obtienen cuatro categorías:
- Tareas importantes y al mismo tiempo muy urgentes
- Tareas que hay que hacer urgentemente pero que no son tan importantes
- Tareas que son importantes y no empujan
- Tareas que – lógicamente – no son importantes y tampoco urgentes
Dependiendo de la clasificación, abordas el tema directamente o lo dejas en un segundo plano y anotas que aún tienes que hacer algo al respecto.
También puede delegar tareas urgentes pero no de gran importancia.
Pérdida de tiempo en la pista
Por supuesto, no es necesario que revises tu rutina diaria todos los días. Pero puede ser útil hacer un seguimiento de a qué dedica su tiempo.
La base de todos los métodos de gestión del tiempo es saber exactamente dónde están los que consumen el tiempo y minimizarlos.
Los candidatos típicos son:
- Charla con los colegas
- Correos electrónicos
- Medios de comunicación social
- Trámites
- Procrastinación
- Y: el smartphone
Si quieres aumentar tu productividad, puedes utilizar aplicaciones de temporizadores o una simple lista de Excel para llevar el control de tu rutina diaria.
Para iniciar una fase de trabajo concentrado, también puedes descargar una aplicación especial que limite tu tiempo de pantalla. Con forestapp, estableces un límite de tiempo para el uso del smartphone y plantas árboles cuando alcanzas tus objetivos.
Aplicaciones para la gestión del tiempo: 3 herramientas que te ayudarán
Pasemos a otras herramientas de apoyo a la gestión del tiempo. El software y la tecnología que utiliza para estructurar su horario y tareas diarias pueden ser una parte importante de la optimización de los procesos y pasos de trabajo.
- La aplicación de seguimiento del tiempo Toggl permite controlar y nombrar la duración de ciertas tareas con un temporizador. Mediante informes, gráficos y líneas de tiempo, podrá ver qué procesos pueden estar tardando demasiado. La aplicación puede utilizarse en Android e iOS, así como en el navegador.
- Trello: El conocido software de gestión de proyectos te permite crear tableros y tarjetas para tus proyectos. También se puede trabajar bien en grupo con él, ya que todos pueden crear y comentar las tareas. Una herramienta muy recomendable para la organización estructurada en la universidad y en el trabajo.
- ToDoist: Una aplicación de listas de tareas sencilla y súper eficaz que te acompaña en tu smartphone u ordenador. Esto significa que, estés donde estés, puedes despejar tu mente de las cosas que aún tienes que hacer. Fija una fecha y la aplicación te lo recordará y también puedes compartir proyectos con otros.
Por supuesto, hay muchas otras aplicaciones que pueden estructurar tu vida diaria. Elija la aplicación que mejor se adapte a sus necesidades individuales y al método que utilice. Las tres aplicaciones son adecuadas para el uso diario y profesional.
Gestión del tiempo en el trabajo
Especialmente en las épocas de bonanza económica, la empresa va bien, pero a menudo esto significa también más tareas. La buena gestión del tiempo es esencial en muchos departamentos y profesiones.
Uno de los contenidos más importantes de la gestión del tiempo en el trabajo es la programación de procesos, reuniones, negociaciones, conversaciones y proyectos.
Especialmente los fundadores y directivos, los especialistas de la administración, los gestores de proyectos o los autónomos necesitan una buena gestión del tiempo.
No obstante, las habilidades de gestión del tiempo se demandan en casi todos los trabajos, especialmente si se tiene un alto grado de responsabilidad personal sobre las tareas y, por tanto, sobre la gestión del tiempo.
Otras habilidades blandas que son importantes en la profesión son, por ejemplo:
Habilidades blandas relacionadas
