Cubrimos los aspectos básicos de la redacción de un currículum sólido. Leer 
Descripción de puestos

⤷ Descripción del trabajo de ejecutivo de oficina

3 Mins read
Descripcion del Puesto ejecutivo de oficina
Descripcion del Puesto ejecutivo de oficina

Los ejecutivos de oficina, también conocidos como asistentes ejecutivos, se encargan de que una oficina funcione sin problemas. En algunas organizaciones, estas funciones se reparten entre los ejecutivos de primera línea y los ejecutivos de segunda línea. En otras, estas funciones las realiza una sola persona. Los Ejecutivos de Front Office se centran en las tareas más centradas en el cliente, mientras que los Ejecutivos de Back Office se centran en las tareas más centradas en el funcionamiento.

El puesto de Ejecutivo de Oficina, que se encuentra en todos los sectores, es un papel de liderazgo, ya que parte de sus responsabilidades incluyen la gestión del personal. Según la Oficina de Estadísticas Laborales, la demanda de asistentes ejecutivos, que incluye a los ejecutivos de oficina, aumentará un 3% hasta 2024.

Funciones y responsabilidades del ejecutivo de oficina

Los ejecutivos de oficina desempeñan muchas funciones y responsabilidades en su afán por mantener la eficiencia de la oficina. Las tareas pueden variar entre los ejecutivos de front office y los ejecutivos de back office. La siguiente lista incluye las funciones y responsabilidades de los ejecutivos de oficina que aparecen con más frecuencia en las descripciones de los puestos de trabajo de los ejecutivos de oficina.

Gestión de los empleados de la oficina

Los ejecutivos de oficina son esencialmente los gestores de la oficina. Se encargan de elaborar el horario de los empleados, de atender cualquier queja de los mismos y de garantizar que el trabajo de los empleados de la oficina esté a la altura.

Gestión de datos

Una de las responsabilidades de back-office de los ejecutivos de oficina incluye la gestión de los datos que la oficina necesita para funcionar. La naturaleza de estos datos depende del nicho, y puede implicar la colaboración con el departamento de TI.

Estudio de mercado

Otra responsabilidad de back-office de los ejecutivos de oficina es realizar estudios de mercado. Estudian los resultados de la empresa y las tendencias del sector y luego presentan esa información a la alta dirección de forma que les facilite la toma de decisiones.

Gestión de la correspondencia

Corresponde a los ejecutivos de oficina hacer un seguimiento de toda la comunicación que se produce a lo largo del día. Esto incluye la correspondencia con los clientes, así como la comunicación entre oficinas.

Servicio de atención al cliente

Los ejecutivos de oficina actúan como la cara de la oficina. Dependiendo del sector en el que se trabaje, esto puede implicar la interacción con pacientes, clientes, vendedores o candidatos a un puesto de trabajo. También sirven de enlace entre los empleados de la oficina y la alta dirección.

Habilidades ejecutivas de oficina

El papel del ejecutivo de oficina puede ser técnico o basado en las personas, dependiendo de lo que haya que hacer para que la oficina funcione de forma óptima. En el extremo posterior, ayudan a la alta dirección a gestionar todos los datos que necesitan para que su empresa funcione. También utilizan su mente analítica para analizar las tendencias del mercado y sugerir movimientos estratégicos a la alta dirección. En el extremo frontal, el ejecutivo de oficina utiliza sus habilidades de liderazgo para mantener a los empleados contentos e inspirados. Este trabajo requiere a alguien que tenga una mente técnica, pero que también tenga don de gentes. A continuación se presenta una lista de las habilidades más deseadas por quienes buscan candidatos a Ejecutivo de Oficina.

  • Analizar y dar sentido a los estudios de mercado para ayudar a la alta dirección a tomar decisiones informadas
  • Dirigir e inspirar a los empleados liderando desde el frente y dando el ejemplo correcto
  • Interactuar con los visitantes de la oficina para que se sientan bienvenidos
  • Utilizar los conocimientos de Microsoft Office para ayudar a la alta dirección a navegar por los productos de Microsoft
  • Mantener la organización mediante el uso de CRM para hacer un seguimiento de toda la correspondencia
  • Manejar las quejas de los empleados y los problemas de disciplina mediante el uso de habilidades de comunicación interpersonal.

Educación y formación de ejecutivos de oficina

La mayoría de los ejecutivos de oficina tienen al menos un título de asociado, aunque algunos poseen una licenciatura. Su campo de estudio suele ser la Administración de Empresas. Los cursos incluyen aspectos como el uso de tecnología y software de oficina básicos, el análisis de las tendencias del mercado y las técnicas de gestión básicas.

Sueldo de ejecutivo de oficina

Según la Oficina de Estadísticas Laborales, el salario medio nacional de los asistentes administrativos ejecutivos, que incluye a los ejecutivos de oficina, es de 55.860 dólares. Los que se encuentran en el 10 por ciento superior ganan más de 83.070 dólares, mientras que los que se encuentran en el 10 por ciento inferior ganan 34.880 dólares.