Los auxiliares de oficina prestan asistencia en una serie de funciones relacionadas con las operaciones administrativas y empresariales, normalmente en apoyo del personal de alto nivel y/o de los directores de oficina. Es necesario contar con amplios conocimientos administrativos en áreas como la correspondencia, la programación, la elaboración de informes, la contabilidad y la recepción telefónica, así como un compromiso con la precisión, la eficiencia y la productividad. Además, se requiere una gran capacidad de comunicación y de relaciones interpersonales, ya que este puesto implica un gran contacto con el personal de la oficina, los clientes y los equipos de dirección.
Deja que los empleadores sepan que vas en serio, con una carta de presentación profesional. Aprende a escribir una carta de presentación en nuestra guía detallada.
Incluye estas habilidades de asociado de oficina
- Gestión del sistema telefónico
- Redacción de correspondencia y memorandos
- Gestión de calendarios y horarios
- Distribución del correo
- Control de suministros/inventario
- Correspondencia e informes
- Asistencia y apoyo al personal
- Solución de problemas y resolución de incidencias
- Atención al cliente/comunicaciones
- Gestión de proyectos
- Mejora de procesos/procedimientos
A continuación, encontrará un ejemplo de carta de presentación para un asociado de oficina con la experiencia y las habilidades pertinentes incluidas.
Estimada Sra. Litwin:
Al enterarme de su oferta de empleo para un auxiliar de oficina, me apresuré a presentar mi currículum para su revisión. Como profesional altamente organizado con amplia experiencia en apoyo administrativo y excepcionales habilidades interpersonales, estoy preparado para contribuir significativamente a las metas y objetivos de su empresa y apoyar a su equipo de oficina.
Mis antecedentes incluyen más de 11 años de experiencia apoyando a empleados de alto nivel y gerentes de oficina en las operaciones administrativas generales mientras se impulsa la eficiencia y la productividad dentro de entornos de ritmo rápido. Desde la realización de operaciones de contabilidad y la preparación de correspondencia e informes hasta la coordinación de los flujos de trabajo de los empleados y la conducción de mejoras en los procesos clave, sobresalgo en la priorización de tareas, la colaboración con los compañeros y el personal, y la aplicación de procesos y procedimientos organizativos eficaces.
Los aspectos más destacados de mi experiencia incluyen…
Supervisar el apoyo administrativo -incluyendo la recepción, la facturación, la correspondencia, la distribución del correo, los pedidos de suministros y el servicio al cliente- mientras se desarrollan e implementan cambios estratégicos en los procesos para garantizar la máxima eficiencia y productividad, al tiempo que se reducen los gastos.
Prestar asistencia clave en áreas organizativas como recursos humanos, operaciones de la oficina comercial y formación y desarrollo del personal.
Gestionar calendarios y agendas complejas de hasta 15 ejecutivos de alto nivel, manteniendo la discreción en asuntos sensibles y confidenciales.
Servir como el principal recurso de información de la oficina para el personal, proporcionando referencias, direcciones y asistencia general según sea necesario / solicitado.
Demostrar una dedicación inigualable a la hora de proporcionar un excelente apoyo administrativo a los equipos de liderazgo de alto nivel, tanto en entornos corporativos como en consultorios médicos, al tiempo que se agilizan las operaciones y se logra el éxito de la organización.
Me encanta equilibrar múltiples tareas en entornos con plazos de entrega, al tiempo que proporciono habilidades de organización y comunicación de alto nivel y mejoro los sistemas operativos.
Mis habilidades en la gestión de la oficina y el apoyo administrativo general están muy perfeccionadas, y estoy seguro de que mis puntos fuertes adicionales se traducirán fácilmente a su entorno. Agradecería la oportunidad de ofrecer más información sobre mis cualificaciones.
Gracias por su consideración; espero hablar con usted pronto.
Sinceramente,
Vivian B. Powell